一、减少嵌套
1.扁平化管理。
扁平化管理也就是尽量减少嵌套文件夹。 比如在电脑桌面上建立了一个“课程”的文件,打开这个文件再建立语文、数学等文件,语文这个文件里面又会存在一些别的文件夹,这就是嵌套,而减少嵌套是说尽量减少一个文件夹套着一个文件夹的情况。
2.最多两个层级。
嵌套的文件夹最多两层,比如“课程”文件夹里不再新建文件夹了,而是把文件直接放到里面,当然这样也会出现问题,该怎样解决下面会讲到。
二、命名规则
要有统一的规范的命名规则,什么是规范的命名呢? 规范的命名要有一下几个内容。
1.核心信息。
这个文档讲的是什么内容,它核心体现了什么东西。 拿这篇文章举个例子,这篇文章讲的是文档命名与管理,它在呆萌摘星行动这一归类之下,所以它的第一部分应该这样命名“摘星行动-文档命名与管理”。
2.更改事项。
什么是更改事项呢? 比如创建、更改、压缩、发送等等。
3.更改人员。
更改人员就是什么人创建、什么人更改。
4.更改日期。
更改日期就是什么时间更改了文件。
这四项构成一个比较规范的文档名,虽然有些繁琐,但是加上搜索,可以大大减寻找文件的时间。
呆萌摘星行动-文档命名与管理-雨辉创建-2018.12.16
假如我明天压缩了一下这个文档,文件名就成了这样了, 呆萌摘星行动-文档命名与管理-雨辉压缩-2018.12.17